Lunes, 08 Abril 2019 12:19

4 impactos clave en la comunicación interna por una estrategia de Change Management

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Por Itzel Gutiérrez

¿Qué tiene que ver la comunicación interna de una empresa con el Change Management? ¡Mucho! Descubre todo lo que necesitas saber para optimizar tu estrategia de gestión del cambio de la mejor manera.

Aquellos que nos dedicamos a la comunicación interna, sabemos que puede resultar complicado gestionar y alinear la comunicación de todas las iniciativas o proyectos de la organización. Las razones pueden ser muchas:

  • Nos enteramos tarde de la iniciativa.
  • Sólo nos ven como los que creamos conceptos y campañas.
  • Nos piden apoyos específicos de diseño gráfico.
  • No tenemos información.
  • No nos involucran en los espacios de definición de acciones.
  • Casi siempre se acercan a nosotros para desplegar "un comunicado urgente a la organización".

Las anteriores son algunas de las razones por las que te recomiendo estés al tanto de todas las iniciativas de cambio en tu organización. Porque definitivamente impactarán en la comunicación organizacional de la compañía.

"Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes interesados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual impacta o influye en la ejecución o resultado del proyecto".

Fuente: Gestión de las Comunicaciones PMBook.

 

Coopera con el equipo de Change Management

En muchas ocasiones se contrata a un equipo de consultoría o personal externo para el Change Management o Gestión del Cambio de un proyecto. Una de las responsabilidades de este personal es definir y gestionar la comunicación de la iniciativa; cuando esto suceda en tu organización, hay dos retos iniciales que debes cubrir:

 

  • Alineación de equipos: Genera una sesión de alineación con este equipo, ésta deberá tener dos grandes objetivos: el primero dar claridad sobre cómo se gestiona la comunicación interna en la compañía y, el segundo, conocer el esfuerzo de comunicación que implicará el proyecto. Establece una sesión periódica para mantenerte al tanto de los avances.

 

  • Roles y responsabilidades: Algunas veces el equipo de consultoría será contratado para definir y gestionar todo y en otras ocasiones sólo para gestionar una parte del esfuerzo. En esos casos se designará personal de la compañía para operar la comunicación de proyecto: en ambos escenarios es importante dar claridad de los roles y responsabilidades de cada uno.

 

Debes tomar en cuenta que la comunicación en iniciativas de cambio es muy dinámica: aunque requiere un esfuerzo de planeación, implica más un esfuerzo de reacción rápida y flexibilidad ante los retos que trae consigo una operación regular de proyecto. Esto en muchas ocasiones puede alcanzar directamente a la gestión de las comunicaciones internas de la compañía.

 

4 impactos en comunicación derivados de una estrategia de Change Management

 

1. Creación de un ecosistema independiente.

Si no existe una alineación de cómo se manejará la comunicación del proyecto, es decir, no se socializan con el equipo de Change Management: los estándares de uso de marca, lineamientos de estilo de contenido, tono, uso del logo y tipos de identidad de proyecto permitidas, puede parecer que se está creando una mini empresa o ecosistema independiente dentro de la compañía, porque “se verá diferente”,  “hablará diferente” y “parecerá desalineada de la estrategia de negocio”.

 

2. Lluvia de meteoritos.

En las compañías puede haber “n” cantidad de proyectos e iniciativas. Si todas éstas se dirigen como lluvia de meteoritos a la misma audiencia de manera indiscriminada, sólo provocarás que los colaboradores busquen refugio de tanto bombardeo de información: que en muchos de los casos no les interesa o no les impacta.

Esto ocasionará que comiencen a borrar correos sin leerlos y los pósters y tableros se volverán parte de la escenografía de la empresa. Por esta razón, en una estrategia de Change Management de Thrad, la segmentación de audiencias es un elemento fundamental; debe ser claro:

  • Quién tiene que saber qué.
  • Cuándo lo tienen que saber.
  • Para qué lo tiene que saber.

De esta manera la comunicación del proyecto será dirigida a los impactados directos, en el momento adecuado y por el medio más efectivo en la organización.

 

3. Plan estratégico de comunicación.

La mayoría de las organizaciones que cuentan con un área de comunicación interna, gestionan un plan estratégico de comunicación que acompaña los objetivos de negocios, estos pueden traducirse en iniciativas o proyectos. Una estrategia de Change Management involucra habilitar una serie de acciones de comunicación para informar, sensibilizar, ambientar, acompañar un proceso de capacitación y posicionar una iniciativa de cambio. Pero ésta no debe quedar fuera de la comunicación interna de la organización, sino debe estar alineada a ésta, ya que comparten en esencia audiencias, estilo, espacios, tiempo y medios. 

 

4. Keep your content simple.

En Thrad estamos convencidos de que las iniciativas de cambio requieren personal de comunicación especializado, ya que normalmente se manejan contenidos muy técnicos y los tiempos de proyecto siempre son acelerados. Esto dificulta que el equipo interno de comunicación pueda entenderlos y gestionarlos rápidamente.

Parte importante de la gestión de contenidos de proyecto es adaptarlos a las diferentes audiencias impactadas: ejecutivos, líderes, administrativos y operativos, lo anterior para facilitar que sean comprendidos y generen acción al ritmo que el proyecto lo requiere.

Por último, recuerda que la comunicación de negocio (business as usual) no se gestiona igual que la comunicación en iniciativas de cambio, requiere un esfuerzo diferente y en ocasiones el acompañamiento de un especialista.